Bij persaccreditatie worden de intenties en credentials van journalisten en mediakanalen gecontroleerd voordat zij toegang krijgen tot een evenement, zoals een kunstbeurs. Dit is om een aantal redenen van belang. Ten eerste helpt persaccreditatie je de integriteit van jouw kunstbeurs te handhaven. Door alleen geaccrediteerde pers toe te laten, bijvoorbeeld alleen verslaggevers van gerenommeerde kranten en tijdschriften, kun je er als beursorganisator voor zorgen dat het evenement niet wordt overspoeld door personen met oneigenlijke motieven, bijvoorbeeld om gratis champagne te drinken of bekende mensen lastig te vallen.

Accreditatie is dus ook belangrijk voor de veiligheid. Dat geldt des te meer voor de feestelijke opening van een kunstbeurs, vanwege de VIP’s die er vaak rondlopen. Door nauwlettend te managen wie er naar binnen mag, krijgen reljournalisten en nepverslaggevers geen kans. Dit kan incidenten tijdens de opening voorkomen en beperkt bovendien de kans op negatieve media-aandacht.

Verder stelt persaccreditatie organisatoren van kunstbeurzen in staat de media-aandacht voor het evenement te monitoren, te bepalen waar zij hun bereik eventueel kunnen verbeteren en wat de ROI is van hun PR-investering. Door de persgegevens en output van de deelnemers in kaart te brengen, al dan niet met behulp van een persagent, kan de organisatie bijhouden welke mediakanalen over de kunstbeurs berichten en er ook het jaar erna voor zorgen dat alle relevante en geïnteresseerde kanalen worden uitgenodigd.

Serieuze journalisten met oprechte intenties stellen persaccreditatie ook op prijs. Door alleen geaccrediteerde leden van de pers speciale toegang en eventueel bepaalde privileges te verlenen, kunnen zij hun werk effectief en met plezier uitoefenen tijdens de beurs.  

Al met al is persaccreditatie dus essentieel om je kunstbeurs soepel en veilig te laten verlopen en je media-aandacht in de positieve richting te sturen. Maar hoe pak je persaccreditatie bij een kunstbeurs nou het beste aan? Als je deze stappen volgt, kan het eigenlijk niet misgaan.

Hierin formuleer je alle criteria voor accreditatie, inclusief de soorten media die in aanmerking komen voor toegang. Zorg ervoor dat de belangrijkste pers er is op de juiste momenten is en de minder belangrijke pers op ‘gewone’ momenten. Informeer ook bij je sponsor en exposanten naar hun belangrijkste perscontacten.

Maak het persvertegenwoordigers gemakkelijk om hun aanvraag in te dienen. Het is slim om hiervoor een online registratiepagina in te richten, waarop zij alle benodigde informatie voor accreditatie kunnen invullen en uploaden. Haal met deze pagina zo veel mogelijk informatie op over de achtergrond en intenties van de journalist. Wat voor item wil hij maken over de beurs en welke ondersteuning heeft hij daarbij nodig?

Doe dit bij voorkeur in een online omgeving van waaruit je direct toegangstickets met QR-codes kan aanmaken en versturen. Reageer tijdig op alle persaanvragen. Dit zorgt voor een eerste positieve perceptie van de beursorganisatie bij de mediavertegenwoordiger.

Laat de geaccrediteerde pers zich hier met de persoonlijke QR-code melden, waarna je hen een persoonlijke badge verstrekt. Tijdens de beurs wil je immers snel kunnen herkennen wie een journalist is en voor welk medium hij schrijft.

Geef de geaccrediteerde journalisten alle informatie die zij nodig hebben om de kunstbeurs goed en positief te kunnen verslaan. Denk hierbij aan een presskit en toegang tot een online press room met daarin downloadbare beelden in een hoge resolutie, alle uitgebrachte persberichten, snelle facts & figures over de kunstbeurs, de gegevens van de exposanten, kunstenaars en organisatoren en natuurlijk de contactgegevens van press-office-medewerkers die tijdens de beurs bereikbaar zijn voor hulp en vragen.

Je kunt hen tijdens de beurs bijvoorbeeld werkplekken in een perskamer geven of toegang bieden tot de feestelijke opening of tot bepaalde sprekers of VIP's. Zulke extraatjes geven hun een prettige ervaring tijdens de kunstbeurs. Dit vergroot de kans op positieve, hoogwaardige media-aandacht aanzienlijk.

Vraag of ze nog extra hulp of informatie nodig hebben. Wees hierbij niet te ongeduldig of opdringerig, want daar houden journalisten niet van.

Buiten je accreditatiebeleid zijn er ook andere strategieën die bijdragen aan het genereren van de gewenste media-aandacht. Zo kun je de media bijvoorbeeld ‘lokken’ met een bijzonder kunstwerk dat op de beurs wordt tentoongesteld of een bijzondere bezoeker of kunstenaar die naar de beurs komt. Een andere beproefde strategie is de samenwerking opzoeken met een krant, tijdschrift of online medium. Je kunt dan duidelijke afspraken maken over de inhoud van de publicaties (vooraf, tijdens en na de beurs) en in ruil daarvoor bied je dit medium een mooie primeur of een exclusief interview.