Als organisator van congressen verzamel je bij de registratie van congresbezoekers verschillende persoonsgegevens. Van naam en contactinformatie tot dieetwensen en voorkeuren voor bepaalde sessies. Het is van belang dat je deze gegevens op een ordentelijke manier verzamelt en verwerkt. In Europa is namelijk de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze wetgeving ziet erop toe dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen met toestemming van de deelnemer voor specifieke doeleinden worden gebruikt. Als congresorganisator dien je op basis van de GDPR met een aantal onderwerpen rekening te houden:
Vraag alleen gegevens die je ook daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt. Registreer bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt, hoe en waarvoor je de gegevens gebruikt en wie de gegevens mag inzien. Deelnemers moeten dus goed geïnformeerd worden voordat zij hun gegevens invullen. Ook moet je je bezoekers de mogelijkheid bieden om de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te weigeren.
Als iemand bij de registratie zijn gegevens heeft ingevuld en naderhand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor geven en de data verwijderen uit jouw bestand. Dit heeft te maken met het recht om vergeten te worden.
Veiligheid staat voorop bij elk congres. Een betrouwbaar registratie- en monitoringsysteem helpt congresorganisaties bij het identificeren van de aanwezigen en het orchestreren van de bezoekersstromen vooraf én tijdens het congres, wat belangrijk is om ongewenste drukte te voorkomen en noodsituaties te managen indien deze zich voordoen.
Moderne eventregistratiesystemen bieden vaak uitgebreide monitoring- en analysemogelijkheden. Door met badge-scanning bij te houden welke sessies het meest populair zijn en hoe bezoekers zich door het evenement bewegen, kunnen organisatoren waardevolle inzichten verkrijgen. Welke stands worden bijvoorbeeld druk bezocht en welke niet? Deze data kan gebruikt worden om de ervaring bij toekomstige evenementen te verbeteren, bijvoorbeeld door de indeling van ruimtes te optimaliseren of het programma aan te passen aan de interesses van de deelnemers.
Voor veel professionele congressen is het toekennen van accreditatiepunten een belangrijke pijler. Deelnemers zoals medisch specialisten en juristen kunnen deze punten gebruiken om aan te tonen dat ze zich blijven ontwikkelen binnen hun vakgebied. Een geavanceerd registratie- en monitoringsysteem kan het proces van het toekennen van deze punten automatiseren. En doordat op de congresdag zelf kan worden gemonitord aan welke sessies deelnemers hebben deelgenomen en voor hoe lang, ontstaat een waterdicht systeem voor het toekennen van accreditatiepunten.
Een geavanceerd systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring is onmisbaar voor het succesvol organiseren van een congres. Het zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers, maar draagt ook bij aan de veiligheid, respecteert de privacy en ondersteunt de professionele ontwikkeling van de deelnemers. Door zorgvuldig een systeem te kiezen dat aan deze criteria voldoet, leg je de basis voor een succesvol en gedenkwaardig evenement.
Eventpartners heeft jarenlange ervaring met bezoekersregistratie bij congressen en weet wat voor congresorganisaties belangrijk is. Efficiëntie, betrouwbaarheid en privacy gaan bij ons hand in hand. Dit is waarom congresorganisaties voor onze eventregistratie- en monitoring kiezen:
Wil je lezen hoe je de bezoekersregistratie van je breakoutsessies in goede banen leidt? Download dan ons paper: Manifest voor succesvolle congresorganisatie.
