Besucherregistrierung bei Konferenzen: alles, was Sie wissen müssen
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Fotooption für den Kongress
06-03-2024, 11:55
Für Konferenzveranstalter ist ein effektives Besucherregistrierungs- und Überwachungssystem unerlässlich. Diese Systeme spielen nicht nur bei der Verwaltung und Logistik der Veranstaltung eine entscheidende Rolle, sondern auch bei der Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und einem reibungslosen, personalisierten Erlebnis für jeden Teilnehmer. Aber wie kann man dies intelligent gestalten? Alles, was Sie wissen müssen.
Registrierung des Kongresses und Verarbeitung personenbezogener Daten

 

Als Konferenzveranstalter erfassen Sie bei der Registrierung von Konferenzteilnehmern verschiedene personenbezogene Daten. Von Namen und Kontaktinformationen bis hin zu Ernährungswünschen und Präferenzen für bestimmte Sitzungen. Es ist wichtig, dass Sie diese Daten auf ordnungsgemäße Weise erfassen und verarbeiten. Denn in Europa ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) in Kraft. Diese Gesetzgebung stellt sicher, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und nur mit der Zustimmung der Teilnehmer für bestimmte Zwecke verwendet werden. Als Konferenzveranstalter müssen Sie auf der Grundlage der GDPR eine Reihe von Fragen berücksichtigen:

- Erfassen Sie nur das Nötigste

Fragen Sie nur nach Daten, die Sie tatsächlich benötigen und verwenden. Erfassen Sie zum Beispiel keine Adressdaten, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.

- Seien Sie transparent, was Sie aufzeichnen

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben können, wozu Sie die Daten benötigen, wie und zu welchem Zweck Sie die Daten verwenden und wer die Daten einsehen darf. Die Teilnehmer sollten daher gut informiert sein, bevor sie ihre Daten eingeben. Sie sollten Ihren Besuchern auch die Möglichkeit geben, die Zustimmung zur Verarbeitung dieser Daten zu verweigern.

- Daten auf Anfrage entfernen

Wenn jemand bei der Registrierung seine Daten eingegeben hat und anschließend möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Bitte nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei entfernen. Dies hat mit dem Recht auf Vergessenwerden zu tun.

 

Besucherregistrierung und Sicherheit

 

Sicherheit ist das A und O bei jedem Kongress. Ein zuverlässiges Registrierungs- und Überwachungssystem hilft den Kongressorganisatoren bei der Identifizierung der Teilnehmer und der Steuerung der Besucherströme vor und während des Kongresses, was wichtig ist, um unerwünschte Menschenansammlungen zu vermeiden und Notfallsituationen zu bewältigen, falls sie auftreten.

 

Überwachung der Besucher(ströme) während des Kongresses

 

Moderne Veranstaltungsregistrierungssysteme bieten oft umfangreiche Überwachungs- und Analysefunktionen. Durch den Einsatz von Badge-Scanning, um zu verfolgen, welche Sitzungen am beliebtesten sind und wie sich die Besucher durch die Veranstaltung bewegen, können die Organisatoren wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Zum Beispiel, welche Stände sind überfüllt und welche nicht? Diese Daten können genutzt werden, um das Erlebnis bei künftigen Veranstaltungen zu verbessern, indem beispielsweise die Raumaufteilung optimiert oder das Programm an die Interessen der Teilnehmer angepasst wird.

 

Besucherregistrierung und Vergabe von Akkreditierungspunkten

 

Die Vergabe von Akkreditierungspunkten ist ein wichtiger Pfeiler für viele Fachkonferenzen. Teilnehmer wie Mediziner und Juristen können diese Punkte nutzen, um nachzuweisen, dass sie sich in ihrem Fachgebiet weiterentwickeln. Ein fortschrittliches Registrierungs- und Überwachungssystem kann den Prozess der Vergabe dieser Punkte automatisieren. Und da am Konferenztag selbst überwacht werden kann, an welchen Sitzungen die Teilnehmer wie lange teilgenommen haben, entsteht ein narrensicheres System für die Vergabe von Akkreditierungspunkten.

 

Entscheiden Sie sich für ein fortschrittliches Veranstaltungsregistrierungssystem

 

Ein ausgeklügeltes Besucherregistrierungs- und Überwachungssystem ist für die erfolgreiche Organisation einer Konferenz unerlässlich. Es sorgt nicht nur für einen reibungslosen Ablauf sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer, sondern trägt auch zur Sicherheit bei, respektiert die Privatsphäre und unterstützt die berufliche Entwicklung der Teilnehmer. Durch die sorgfältige Auswahl eines Systems, das diese Kriterien erfüllt, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und denkwürdige Veranstaltung.

 

Eventpartners' Veranstaltungssoftware sorgt für Kontrolle und Übersicht

 

Eventpartners hat jahrelange Erfahrung in der Besucherregistrierung bei Kongressen und weiß, worauf es Kongressorganisationen ankommt. Effizienz, Zuverlässigkeit und Datenschutz gehen bei uns Hand in Hand. Deshalb entscheiden sich Kongressorganisationen für unsere Dienstleistungen im Bereich der Veranstaltungsregistrierung und -überwachung:

  • Wir bieten eine sichere Umgebung für die Einladung von Personen. Dazu schließt der Hauptveranstalter mit den anderen einladenden Parteien einen Verarbeitungsvertrag ab. 
  • Wir arbeiten nur mit Hosting-Partnern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen "privacy-by-default" und "privacy-by-design" schreiben. So sorgen wir bereits bei der Entwicklung unserer Software für datenschutzfördernde Maßnahmen. Und die Standardeinstellungen sind so gewählt, dass sie den Datenschutz maximal unterstützen. So entsteht das sicherste System, das möglich ist, und die Software ist maximal wasserdicht. 
  • Wir bieten fortschrittliche Funktionen während der Konferenz, wie z. B. einen Fotoautomaten für den Druck von Namensschildern vor Ort und ein digitales Warteschlangensystem für Standbesuche, so dass sich die Besucher nicht anstellen müssen.
  • Wir beraten Sie als Organisator während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich brauchen. Wie können wir sie sammeln und wofür können Sie diese Daten verwenden?

 

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