Bij het organiseren van een kunstbeurs komt veel kijken. Voordat genodigden voor de openingsavond met een glas bubbel in de hand langs de kunstwerken flaneren, heeft de organisatie er al een precisieoperatie op zitten. Alles moet in goede banen worden geleid: de opbouw, ticketing en registratie, sponsoring, pers, catering en natuurlijk het belangrijkste, de exposanten die met hun aanbod een beurs neerzetten waar mensen nog lang over zullen napraten.

Of dit allemaal al niet uitdagend genoeg is, krijg je als kunstbeurs-organisator ook nog te maken met een sluitende registratie van al deze verschillende doelgroepen, die met elkaar bepalen of je straks kunt terugkijken op een geslaagd kunstevent. Hoe houd je het overzicht over al deze doelgroepen die zich nu en straks door de expositieruimte gaan bewegen? Hoe zorg je ervoor dat hun aanwezigheid efficiënt en sluitend wordt gefaciliteerd en geregistreerd?

Een goede registratie van al deze doelgroepen lijkt een tijdrovend en arbeidsintensief proces, maar gelukkig kan slimme software taken als ticketing, registratie en monitoring tegenwoordig grotendeels uit handen nemen. En efficiënter en nauwkeuriger uitvoeren dan mensen dat kunnen, bovendien. Zulke software stelt je bezoekers bijvoorbeeld in staat om zich vooraf eenvoudig te registreren en zorgt ervoor dat zij op de beursdag zelf niet onnodig lang in de rij hoeven te staan.  

Met de aanvullende onderdelen voor bijvoorbeeld persaccreditatie en RSVP-administratie, heb je alles onder controle op het gebied van bezoekersregistratie. De software stelt je idealiter je in staat om voor elke doelgroep maatwerktoepassingen te leveren, omdat elke doelgroep zo zijn eigen uitdagingen kent op registratiegebied.

Neem bijvoorbeeld je exposanten en hun genodigden. Exposanten vormen de ruggengraat van elke kunstbeurs. Ze zorgen voor inkomsten vanuit de standverkoop en hun aanbod bepaalt of de beurs genoeg bezoekers aantrekt, persaandacht genereert en toonaangevend genoeg is voor potentiële sponsors om hun naam eraan te verbinden.  

Het is dus belangrijk dat je exposanten op zo veel mogelijk manieren goed te ondersteunen, zodat zij een maximaal positieve beurservaring hebben. Hebben zij die niet, dan zie je ze volgend jaar niet meer terug. Zorg er daarom in de eerste plaats voor dat de informatievoorziening naar je exposanten op rolletjes verloopt, door exposanten tijdig en accuraat te op de hoogte te brengen van de processen en planning in de aanloop naar én tijdens de beurs. Faciliteer ook bij het opbouwen van hun stand, wat zij in de meeste gevallen met hun eigen standbouwer zullen doen. Zorg bovendien voor een vlijmscherpe beveiliging van de tentoongestelde werken, want voor veel exposanten is dit prioriteit nummer een.

Wat de route naar tevreden exposanten enigszins vergemakkelijkt, is dat zij commercieel gezien hetzelfde doel nastreven als de beursorganisator zelf, namelijk: voldoende kwalitatieve bezoekers aantrekken om kunst aan te kunnen verkopen. Om dit gezamenlijke doel te bereiken, is het zinvol dat elke exposant zo veel mogelijk eigen relaties uitnodigt. Die hebben zich immers al bewezen als geïnteresseerd in (investeren in) kunst en zijn daarom het meest genegen om tijdens de beurs in de buidel te tasten.

Bij het uitnodigen van de relaties van exposanten dienen zich echter wel enkele uitdaging aan, want hoewel exposanten de genodigdenlijst maar wat graag vullen met hun eigen afzetmarkt, zijn zij vaak huiverig om de gegevens van hun relaties aan een andere partij af te geven. Bovendien zullen zij er weinig voor voelen om straks te moeten afrekenen voor de no-shows.   

Investeer daarom in een registratiesysteem waarbij de exposant alleen hoeft te betalen voor die genodigden die daadwerkelijk komen opdagen. Help exposanten ook bij het uitnodigen van hun relaties, door middel van een gebruiksvriendelijk registratiesysteem waarin de exposant de gegevens van zijn genodigden gemakkelijk kan uploaden. Door ervoor te zorgen dat dit systeem volledig AGV-proof opereert en de privacy van de genodigden dus respecteert en beveiligt, neem je voor je exposanten ook het eerste bezwaar weg.