Zo geef jij je gasten een VIP-ervaring op jouw kunstbeurs
10 verrassend eenvoudige manieren
Facebook
Twitter
LinkedIn
Lucas Boitquin_BRAFA_fotos006
15-11-2023, 12:12
Jouw kunstbeurs is het hoogtepunt van het jaar. Dan wil je dat jouw gasten deze exclusiviteit van begin tot eind ervaren. Je wilt ze onderdompelen in een VIP-ervaring waar ze nog tijden over napraten. Daarom hebben we 10 verrassend eenvoudige manieren op een rij gezet om dit voor elkaar te krijgen.
Een VIP-gevoel door jouw uitnodigingen en tickets

De VIP-ervaring start natuurlijk al ver voordat jouw kunstbeurs begonnen is. Het speciale gevoel dat je jouw gasten wilt geven begint al bij de uitnodiging. Er zijn verschillende manieren om jouw gasten een speciaal gevoel te geven via de uitnodiging of tickets:

1. Differentieer in het moment waarop je mensen uitnodigt

Stuur bijvoorbeeld een uitnodiging waarmee je op bijzonder moment naar binnen kunt. Misschien voor een sneak preview of voor een officiële toast op een succesvolle beurs. Of geef jouw gasten meerdere dagen toegang tot de beurs met een VIP-ticket.

2. Werk met een klaarlegsysteem

Jouw gast hoeft vooraf geen tickets te printen of zijn telefoon klaar te houden om een QR-code te scannen. Hij of zij kan gewoon naar de beurs komen en alles ligt klaar aan de balie. Belangrijk hierbij is dat alles klopt zodat jouw gasten niet voor niks komen. Dat haalt het hele VIP-gevoel natuurlijk meteen weg.

3. Een gouden kleur geeft meteen een VIP-gevoel

Geef daarom het kaartje of de e-wallet een gouden kleur voor speciale gasten. Zo laat je zien dat zij bovenaan jouw prioriteitenlijstje staan.

4. Maak gebruik van gedrukte tickets

Natuurlijk doen we steeds meer dingen online. Maar hoe fijn is een gedrukt ticket met een mooie vormgeving op stevig papier. Maak er een waardevol kunstwerkje van. Dan geef je jouw gasten echt iets om te bewaren.

Speciale aandacht bij binnenkomst en registratie

Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Dat betekent dat de ontvangst van jouw gasten op de kunstbeurs meteen goed moet zijn. Anders sta je gelijk met 1-0 achter. Een paar aandachtspunten om dit goed te regelen:

5. Zorg voor een soepele ontvangst

Jouw gastvrouwen en -heren weten wat een VIP-behandeling inhoudt en er zijn geen wachttijden bij de balie.

6. Een speciale balie voor als er iets mis gaat

Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Iemand staat bijvoorbeeld niet op jouw gastenlijst. Of men is op de verkeerde plek. Dat los je eenvoudig op met persoonlijke aandacht aan een speciale balie. Dat geeft meteen een persoonlijk gevoel.

Nog meer tips voor een VIP-gevoel bij jouw gasten

Natuurlijk zijn er nog meer dingen die je kunt doen voor jouw gasten:

7. Kies een goede naam voor jouw event

Het label of de naam van jouw event kan ook bijdragen aan een bijzonder gevoel. Neem bijvoorbeeld ‘The Young Collectors’ of ‘All Art Professionals’. Als gast wil je daar graag bij horen.

8. Zorg voor een VIP-ruimte op de locatie zelf

Je geeft jouw VIP-gasten graag het gevoel van exclusiviteit. Zorg daarom voor een ruimte waar je alleen met een speciaal pasje in mag. Een ontvangst met een mooie bubbel en exclusieve hapjes maakt het helemaal af.

9. Regel speciaal vervoer naar de beurs

Komen jouw gasten met het vliegtuig of de trein? Zorg dan dat ze opgehaald worden en breng ze tot aan de deur van het beursterrein. Zo ontbreekt het ze aan niets en kunnen ze volop genieten van de beurs.

10. Kies voor hoge kwaliteit aankleding van de beurs

Een VIP-gevoel valt of staat met een goede aankleding van de beurs. Kies daarom voor mooie materialen en bezuinig niet op beurskleding en catering. Zo ademt jouw kunstbeurs exclusiviteit.

De event software van Eventpartners zorgt voor een vlekkeloze beurs

Onze betrouwbare event software is altijd passend voor jouw beurs of event. Je houdt overzicht en alles is tot in detail geregeld zoals jij dat wil. Want een soepel verloop is voor een VIP-gevoel het allerbelangrijkste. En dat weten we bij Eventpartners als geen ander. Al jarenlang regelen we alles tot in de puntjes. Zodat jij je onbezorgd kunt richten op jouw gasten.

eventpartners-paper-eventregistratie-bij-kunstbeurzen-01
Meer weten?

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je weten wat je nog meer kunt doen?

Download dan ons paper: Eventregistratie bij kunstbeurzen.

Lees ook

LucasBoitquin_Collectible_Eventpartners069
13-01-2023, 13:49
Hier moet je rekening mee houden als organisator van een kunstbeurs
Lucas Boitquin_BRAFA_fotos025
01-02-2023, 16:41
Van de TEFAF tot Art Basel, overal waar kunst en mensen worden samengebracht, zijn sponsors die dit mede mogelijk maken.