Congres organiseren? Deze checklist kan je helpen

06-03-2024, 12:01

Een congres organiseren is geen sinecure. Er zijn zoveel facetten die je aandacht behoeven. En waar en hoe begin je? Deze verkennende checklist voor het organiseren van een congres kan je op weg helpen. Elk punt op deze lijst vereist je aandacht en moet worden omgezet in een strategische aanpak. Door deze lijst te volgen, zal je congres niet alleen een platform zijn voor kennisdeling, maar ook een memorabele ervaring die deelnemers aantrekt en vasthoudt.

1. Begrijp je doelgroep

Analyseer de behoeften en verwachtingen van je doelgroep. Voer bijvoorbeeld gedetailleerd marktonderzoek uit, inclusief enquêtes en focusgroepen om inzicht te krijgen in hun specifieke interesses en behoeften. Dit kan je enorm helpen om een inhoudelijk sterk congres neer te zetten en je breakoutsessies nader vorm te geven.
Analyseer ook jouw voorgaande congressen, andere congressen binnen de sector en zelfs congressen binnen verwante sectoren, om te begrijpen welke onderwerpen het meest resoneren bij de doelgroep.

2. Kies je thema zorgvuldig

Kies een uniek en prikkelend thema dat is afgestemd op actuele trends en ontwikkelingen binnen de branche. Dit is bij voorkeur een thema dat je vanuit verschillende perspectieven en op verschillende niveaus kunt benaderen. Op die manier wordt je congres thematisch coherent en niet saai.
Je kunt van tevoren brainstormsessies organiseren met leiders uit de branche, om een relevant en origineel thema te bepalen, dat past bij actuele uitdagingen en innovaties. Door snippets uit deze brainstorm vast te leggen op video of in tekst, heb je meteen je eerste congrescontent te pakken, die je vervolgens kunt gebruiken in je marketinguitingen.

3. Selecteer je sprekers en presentatievormen zorgvuldig

Nodig niet alleen sprekers uit die autoriteit en expertise hebben binnen het vakgebied, maar betrek ook onconventionele sprekers, opkomend talent of mensen met een afwijkende achtergrond die van buitenaf een blik werpen op jouw congresthema. Zo bied je je publiek een zo gevarieerd mogelijke ervaring.
Zorg daarnaast voor een diversiteit aan perspectieven en presentatievormen. Voorkom te allen tijde de gevreesde ‘death by powerpoint’ en stuur aan op actieve presentaties waarin het publiek een interactieve rol kan spelen. Organiseer daartoe unieke formats zoals 'unconference' sessies, waarbij de deelnemers zelf de inhoud bepalen.

4. Boek je locatie en faciliteiten ver van tevoren

Kies een locatie die zowel praktisch als inspirerend is. Kijk bijvoorbeeld of je een locatie kunt vinden die aansluit bij het thema, zoals een historisch industrieel gebouw of juist een modern architectonisch hoogstandje.
Zorg voor een locatie met goede bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid. Is dat laatste lastig, regel dan een parkeervoorziening verderop en bied je gasten een pendelbus aan om er te komen.
Overweeg je congres ook hybride te maken, waarbij je mensen de mogelijkheid geeft online en op afstand enkele presentaties bij te wonen.

5. Maak van technologische ondersteuning je eerste prio

Technologie kan een solide basis van jouw congresplanning zijn en zou dus nooit een sluitpost moeten worden. Implementeer geavanceerde eventregistratie- en ticketingsoftware, die je zowel organisatorisch als inhoudelijk houvast geeft bij het organiseren van jouw congres. Zo kun je deze software bijvoorbeeld inzetten om vroege inschrijving aan te moedigen, wat je weer op weg helpt met het plannen van de zalen voor je verschillende breakoutsessies.
Gebruik ook technologie voor interactieve sessies en netwerkmogelijkheden tijdens het congres, of om je deelnemersaanwezigheid te monitoren voor bijvoorbeeld het toekennen van accreditatiepunten.

6. Begin tijdig met marketing en promotie

Ontwikkel een sterke marketingstrategie gericht op je doelgroep. Maak gebruik van social media, e-mailmarketing en netwerkpartners. Zet daarbij in op samenwerkingsverbanden met thought leaders binnen de branche, voor authentieke promotie. Vraag ook je sprekers om het congres actief onder de aandacht te brengen op hun eigen social media. Reik hen hiertoe voorbeeldposts en rechtenvrij beeldmateriaal aan.
Zet geavanceerde data-analyse in voor gerichte marketingcampagnes. Een digital maketeer binnen het team is hiervoor onontbeerlijk. Zet daarnaast met een contentmarketeer of copywriter in op storytelling-content rondom je congres, om dit thema van je congres te laden en urgentie te geven.
Zet je marketing ook na je congres voort, bijvoorbeeld door de meest spraakmakende uitspraken, momenten of bevindingen op social media te laten zien. Zo zien mensen die erbij waren dat hun aanwezigheid de moeite waard was, en mensen die er niet bij waren dat ze zich volgend jaar toch echt moeten aanmelden.

7. Bouw aan sponsoring en partnerschappen

Bouw relaties op met branchegerelateerde organisaties en (vak)media die jouw congres op tal van manieren kunnen ondersteunen.
Benader potentiële sponsors die meerwaarde bieden aan het congres. Creëer met hun unieke sponsorpakketten met voordelen zoals branded workshops of technologische demonstraties.
Zoek naar synergische partnerships met bedrijven die technologie of diensten kunnen leveren die de congreservaring verbeteren.

8. Maak een sluitende logistieke planning

Zorg voor een gedetailleerde planning van alle logistieke processen. Hoe gedetailleerder hoe beter. Zorg ook voor wat ‘lucht’ in de planning, om last minute veranderingen en uitloop op te kunnen vangen.
Houd in je planning ook rekening met zaken als catering, beveiliging en crowd management. Je eventregistratiesoftware kan je daarbij helpen.
Implementeer een 'groene strategie' voor duurzaamheid, zoals digitaal drukwerk en recyclingprogramma's.
Gebruik geavanceerde crowd management-software voor een soepele doorstroom en beveiliging.

9. Denk vanuit je deelnemers

Creëer een gastvrije en inclusieve omgeving voor alle deelnemers. Zorg dat er in je programma voldoende ruimte is voor socializen, toiletbezoek, koffie en verplaatsing naar andere zalen.
Bied voldoende mogelijkheden voor netwerken en interactie. Duidelijke badges met naam en functie kunnen je hierbij helpen.
Denk goed na over inclusiviteit, zoals het aanbieden van tolkdiensten of speciale voorzieningen voor mindervaliden.
Ontwikkel een 'congres app' die alle deelnemers het persoonlijke schema, netwerkmogelijkheden en lokale informatie biedt.

10. Monitor en evalueer

Implementeer een systeem voor het monitoren van deelnemersgedrag en feedback. Zo heb je toegang tot geavanceerde analytics voor het bijhouden van de deelnemersbetrokkenheid bij verschillende sessies.
Evalueer de successen en verbeterpunten van het congres en gebruik de inzichten voor toekomstige evenementen. Gebruik bijvoorbeeld post-event surveys met specifieke vragen gericht op het verbeteren van toekomstige evenementen.