En tant qu'organisateur de conférence, vous recueillez diverses données personnelles lors de l'inscription des participants à la conférence. Ces données vont du nom et des coordonnées aux exigences alimentaires et aux préférences pour certaines sessions. Il est important que vous collectiez et traitiez ces données de manière ordonnée. En effet, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est en vigueur en Europe. Cette législation garantit que les données personnelles sont stockées en toute sécurité et ne sont utilisées qu'à des fins spécifiques avec le consentement du participant. En tant qu'organisateur de conférence, vous devez tenir compte d'un certain nombre de questions liées au GDPR :
Ne demandez que les données dont vous avez réellement besoin et que vous utilisez. Par exemple, n'enregistrez pas les détails de l'adresse si vous travaillez avec des billets en ligne.
Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin de ces données, comment et dans quel but vous les utilisez et qui est autorisé à les consulter. Les participants doivent donc être bien informés avant de saisir leurs données. Vous devez également donner à vos visiteurs la possibilité de refuser l'autorisation de traiter ces données.
Si une personne a saisi ses données lors de l'inscription et qu'elle vous demande par la suite de les supprimer, vous devez accéder à sa demande et supprimer ces données de votre fichier. Il s'agit du droit à l'oubli.
La sécurité est primordiale lors d'un congrès. Un système d'enregistrement et de suivi fiable aide les organisateurs de congrès à identifier les participants et à orchestrer les flux de visiteurs avant et pendant le congrès, ce qui est important pour éviter les foules indésirables et gérer les situations d'urgence si elles se présentent.
Les systèmes modernes d'enregistrement des événements offrent souvent des capacités étendues de suivi et d'analyse. En utilisant la lecture des badges pour déterminer quelles sont les sessions les plus populaires et comment les visiteurs se déplacent dans l'événement, les organisateurs peuvent obtenir des informations précieuses. Par exemple, quels stands sont bondés et lesquels ne le sont pas ? Ces données peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience lors d'événements futurs, par exemple en optimisant la disposition des salles ou en adaptant le programme aux intérêts des participants.
L'attribution de points d'accréditation est un pilier essentiel de nombreuses conférences professionnelles. Les participants, tels que les médecins spécialistes et les avocats, peuvent utiliser ces points pour démontrer qu'ils continuent à se perfectionner dans leur domaine. Un système avancé d'inscription et de suivi peut automatiser le processus d'attribution de ces points. Et comme il est possible de contrôler, le jour même de la conférence, les sessions auxquelles les participants ont pris part et la durée de leur participation, il crée un système infaillible pour l'attribution des points d'accréditation.
Un système sophistiqué d'enregistrement et de suivi des visiteurs est indispensable à l'organisation réussie d'une conférence. Il garantit non seulement une expérience simplifiée pour les organisateurs et les participants, mais contribue également à la sécurité, au respect de la vie privée et au développement professionnel des participants. En choisissant soigneusement un système qui répond à ces critères, vous posez les bases d'un événement réussi et mémorable.
Eventpartners a des années d'expérience dans l'enregistrement des visiteurs lors de congrès et sait ce qui est important pour les organisateurs de congrès. L'efficacité, la fiabilité et la confidentialité vont de pair avec nous. C'est pourquoi les organisations de congrès choisissent nos services d'enregistrement et de suivi des événements :
