Vous organisez une conférence ? Cette liste de contrôle peut vous aider

06-03-2024, 12:01

Organiser un congrès n'est pas une tâche facile. Il y a tant de facettes qui requièrent votre attention. Où et comment commencer ? Cette liste de contrôle exploratoire pour l'organisation d'un congrès peut vous aider à démarrer. Chaque point de cette liste requiert votre attention et doit faire l'objet d'une approche stratégique. En suivant cette liste, votre congrès ne sera pas seulement une plateforme de partage des connaissances, mais aussi une expérience mémorable qui attirera et retiendra les participants.

1. Comprendre votre public cible

Analysez les besoins et les attentes de votre public cible. Par exemple, réalisez une étude de marché détaillée, comprenant des enquêtes et des groupes de discussion, afin de comprendre leurs intérêts et leurs besoins spécifiques. Cela peut vous aider considérablement à créer une conférence riche en contenu et à façonner davantage vos sessions en petits groupes.
Analysez également vos conférences précédentes, d'autres conférences dans le secteur et même des conférences dans des secteurs connexes, afin de comprendre quels sont les sujets qui trouvent le plus d'écho auprès du public cible.

2. Choisissez votre thème avec soin

Choisissez un thème unique et stimulant, en phase avec les tendances et les développements actuels du secteur. Il s'agit de préférence d'un thème que vous pouvez aborder sous différents angles et à différents niveaux. Ainsi, votre conférence sera thématiquement cohérente et non ennuyeuse.
Vous pouvez organiser à l'avance des sessions de brainstorming avec les leaders du secteur pour déterminer un thème pertinent et original qui corresponde aux défis et aux innovations actuels. En capturant des bribes de ce brainstorming sur vidéo ou en texte, vous disposerez d'un premier contenu de conférence, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos communications marketing.

3. Sélectionnez soigneusement vos intervenants et les formats de présentation

Ne vous contentez pas d'inviter des orateurs qui font autorité et possèdent une expertise dans leur domaine, mais faites également appel à des orateurs non conventionnels, à des talents prometteurs ou à des personnes ayant un parcours différent et qui ont un point de vue extérieur sur le thème de votre conférence. Vous offrirez ainsi à votre public l'expérience la plus variée possible.
En outre, veillez à la diversité des perspectives et des formes de présentation. Évitez à tout prix la redoutable "mort par powerpoint" et privilégiez les présentations actives dans lesquelles le public peut jouer un rôle interactif. À cette fin, organisez des formats uniques tels que des sessions "unconference", où les participants déterminent eux-mêmes le contenu.

4. Réservez votre lieu et vos installations longtemps à l'avance

Choisissez un lieu à la fois pratique et inspirant. Par exemple, essayez de trouver un lieu qui corresponde au thème, comme un bâtiment industriel historique ou, au contraire, un chef-d'œuvre de l'architecture moderne.
Prévoyez un lieu bien accessible et disposant d'un parking suffisant. Si ce dernier est difficile, prévoyez un parking plus éloigné et proposez à vos invités une navette pour s'y rendre.
Envisagez également de rendre votre conférence hybride, en permettant aux participants d'assister à certaines présentations en ligne et à distance.

5. Faire du soutien technologique votre première priorité

La technologie peut constituer une base solide pour l'organisation de votre conférence et ne devrait jamais devenir un élément de clôture. Mettez en œuvre un logiciel avancé d'inscription aux événements et de billetterie, qui vous apportera un soutien à la fois en termes d'organisation et de contenu lors de l'organisation de votre conférence. Par exemple, vous pouvez utiliser ce logiciel pour encourager les inscriptions anticipées, ce qui vous aidera à planifier les salles pour vos différentes sessions en petits groupes.
Utilisez également la technologie pour les sessions interactives et les possibilités de mise en réseau pendant la conférence, ou pour contrôler la participation des participants, par exemple pour l'attribution de points d'accréditation.

6. Commencer la commercialisation et la promotion en temps utile

Élaborer une stratégie de marketing solide axée sur votre public cible. Utilisez les médias sociaux, le marketing par courriel et les réseaux de partenaires. Misez sur des partenariats avec des leaders d'opinion du secteur pour une promotion authentique. Demandez également à vos intervenants de promouvoir activement la conférence sur leurs propres médias sociaux. À cette fin, fournissez-leur des exemples de posts et du matériel visuel libre de droits.
Déployer des analyses de données avancées pour des campagnes de marketing ciblées. Un maquilleur numérique au sein de l'équipe est indispensable pour cela. En outre, faites appel à un spécialiste du marketing de contenu ou à un rédacteur pour créer un contenu narratif autour de votre congrès, afin de charger le thème de votre congrès et de lui donner un caractère d'urgence.
Poursuivez votre marketing même après la conférence, par exemple en présentant les déclarations, les moments ou les résultats les plus commentés sur les médias sociaux. Ainsi, les personnes qui étaient présentes verront que leur participation en valait la peine, et les personnes qui n'ont pas assisté à la conférence verront qu'elles devraient vraiment s'inscrire l'année prochaine.

7. Créer des parrainages et des partenariats

Établissez des relations avec des organisations liées au secteur et des médias (professionnels) qui peuvent soutenir votre congrès de nombreuses manières.
Contactez des sponsors potentiels qui apportent une valeur ajoutée au congrès. Créez avec eux des formules de parrainage uniques offrant des avantages tels que des ateliers de marque ou des démonstrations technologiques.
Recherchez des partenariats synergiques avec des entreprises qui peuvent fournir des technologies ou des services qui améliorent l'expérience de la conférence.

8. Établir une planification logistique concluante

Veillez à ce que tous les processus logistiques soient planifiés en détail. Plus c'est détaillé, mieux c'est. Prévoyez également un peu d'air dans la planification, afin de pouvoir faire face aux changements de dernière minute et aux ruptures de stock.
Dans votre planification, tenez également compte d'éléments tels que la restauration, la sécurité et la gestion des foules. Votre logiciel d'enregistrement d'événements peut vous aider à cet égard.
Mettre en œuvre une "stratégie verte" pour la durabilité, telle que l'impression numérique et les programmes de recyclage.
Utilisez un logiciel avancé de gestion des foules pour assurer la fluidité et la sécurité.

9. Pensez au point de vue de vos participants

Créez un environnement accueillant et inclusif pour tous les participants. Assurez-vous que votre programme dispose de suffisamment d'espace pour la socialisation, les visites aux toilettes, le café et les déplacements vers d'autres salles.
Offrez de nombreuses possibilités de mise en réseau et d'interaction. Des badges clairs portant le nom et la fonction peuvent vous aider à y parvenir.
Réfléchissez bien à l'inclusion, par exemple en fournissant des services d'interprétation ou des installations spéciales pour les personnes handicapées.
Développer une "application congrès" qui fournit à tous les participants le programme personnel, les possibilités de mise en réseau et les informations locales.

10. Contrôler et évaluer

Mettez en place un système de suivi du comportement et du retour d'information des participants. Cela vous permettra d'accéder à des analyses avancées pour suivre l'engagement des participants d'une session à l'autre.
Évaluez les succès et les domaines d'amélioration de la conférence et utilisez les informations recueillies pour les événements futurs. Par exemple, utilisez des enquêtes post-événement avec des questions spécifiques visant à améliorer les événements futurs.

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