Besucherregistrierung und Datenschutz

Das müssen Sie als Organisator einer Kunstmesse beachten

13-01-2023, 13:49

Datenschutz: ein immer wichtigeres Thema. Jeder, der mit den Daten einer anderen Person in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Als Messeveranstalter haben Sie auch mit vielen persönlichen Daten zu tun. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Angehörigen. Aber auch von Sponsoren und anderen Besuchern der Messe. Es ist also Vorsicht geboten, und manchmal ist das gar nicht so einfach. Denn man will ja keine Fehler machen, wenn es um private Daten geht. Aber welche Regeln müssen Sie genau einhalten? Und wie bieten Sie Ihren Ausstellern und Geschäftspartnern ausreichend Schutz?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundrecht für jeden

In Europa ist das Gesetz seit 2018 Allgemeine Daten Schutz Verordnung (GDPR). In den Niederlanden haben wir dieses europäische Recht in die Allgemeine Datenschutzverordnung (AVG) aufgenommen. In den Niederlanden setzt die Behörde für personenbezogene Daten (AP) alle diese Vorschriften durch.

Als Veranstalter von Kunstmessen verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten

Oft sind dies nicht nur die Angaben zu den Ausstellern, sondern auch zu den Sponsoren, Besuchern, Standbauern und der Presse. Eine Gruppe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, ist die der die Kunden und Geschäftspartner von Ihr Aussteller. Für die Aussteller sind ihre Kunden ihre Existenzberechtigung. Mit der Weitergabe dieser Daten tun sie normalerweise nicht. Es ist daher wichtig, dass dort zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden.

Woran müssen Sie als Organisator einer Kunstmesse alles denken?

Es ist also Vorsicht geboten. Aber wie macht man das richtig? Einige Themen, die zu beachten sind:

Minimierung der Datenmenge

Frage nur Daten, die Sie auch tatsächlich gebraucht. Also z.B. keine Adressangaben, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.

Transparenz

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben kann geben Sie an, warum Sie diese Daten benötigen und was Sie mit die gewünschte Daten tun. En wer sie sehen darf.

Recht auf Vergessenwerden

Wenn jemand möchte, dass Sie seine Daten löschen, dann müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Akte entfernen.

Möchten Sie wissen, ob Sie als Organisator alle Vorschriften zum Datenschutz einhalten?

Wir verstehen, dass es manchmal ist eine ganz schöne Aufgabe. Aber Sie müssen es nicht allein schaffen. Es gibt eine Vielzahl von Beratungsstellen. Siehe z.B.. Schauen Sie sich die Website der Behörde für personenbezogene Daten (AP) an. Dort finden die AVG Regelhilfe. So können Sie testen, ob Sie die derzeit gültig Verordnung. Oder dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen.

Eventpartners' Veranstaltungssoftware sorgt für Kontrolle und Übersicht

Wir von Eventpartners wissen, worauf es bei der Organisation einer Kunstmesse ankommt. Auch wenn es um den Schutz der Privatsphäre und die Sicherung persönlicher Daten geht. Zuverlässigkeit steht bei uns ganz oben auf der Prioritätenliste und wir wissen aus unserer langjährigen Erfahrung, wie man das am besten macht. Nur ein kleiner Tipp:

Jeder Aussteller hat seine eigene sichere Umgebung mit 2-Faktor-Authentifizierung seine Angehörigen einzuladen. Sie als Veranstalter schließen darüber mit Ihren Ausstellern eine Verarbeitungsvereinbarung ab. Das heißt, Sie können Ihren Ausstellern die Sicherheit bieten, dass niemand sonst diese Daten sieht.
Wir arbeiten nur mit Hosting-Partnern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen "privacy by default" und "privacy by design" schreiben. Deshalb achten wir schon bei der Entwicklung unserer Software auf datenschutzfreundliche Maßnahmen. Und die Standardeinstellungen sind so gewählt, dass sie die Privatsphäre maximal schützen. Dadurch wird ein möglichst sicheres System geschaffen und die Wasserdichtigkeit der Software maximiert.
Wir beraten Sie als Organisator während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich brauchen. Wie können wir sie sammeln und wofür können Sie diese Daten verwenden?