Organizzare una conferenza? Questa lista di controllo può aiutarvi

State organizzando una conferenza? Questa lista di controllo può aiutarvi

06-03-2024, 12:01

Organizzare un congresso non è un compito facile. Ci sono così tanti aspetti che richiedono la vostra attenzione. E da dove e come iniziare? Questa lista di controllo esplorativa per l'organizzazione di un congresso può aiutarvi a iniziare. Ogni punto di questo elenco richiede la vostra attenzione e deve essere trasformato in un approccio strategico. Seguendo questo elenco, il vostro congresso non sarà solo una piattaforma per la condivisione delle conoscenze, ma anche un'esperienza memorabile che attirerà e fidelizzerà i partecipanti.

1. Comprendere il pubblico di riferimento

Analizzate le esigenze e le aspettative del vostro pubblico di riferimento. Ad esempio, conducete ricerche di mercato dettagliate, come sondaggi e focus group, per capire i loro interessi e le loro esigenze specifiche. Questo può aiutarvi enormemente a creare una conferenza ricca di contenuti e a modellare ulteriormente le sessioni di approfondimento.
Analizzate anche le vostre conferenze precedenti, le altre conferenze del settore e anche quelle di settori affini, per capire quali argomenti hanno maggiore risonanza sul pubblico di riferimento.

2. Scegliere con cura il tema

Scegliete un tema unico e stimolante, in linea con le tendenze e gli sviluppi attuali del settore. Si tratta preferibilmente di un tema che può essere affrontato da diverse prospettive e a diversi livelli. In questo modo, la conferenza sarà coerente dal punto di vista tematico e non noiosa.
Potete organizzare in anticipo sessioni di brainstorming con i leader del settore per determinare un tema pertinente e originale che si adatti alle sfide e alle innovazioni attuali. Catturando frammenti di questo brainstorming in video o in testo, avrete il vostro primo contenuto della conferenza, che potrete poi utilizzare nelle vostre comunicazioni di marketing.

3. Scegliere con cura i relatori e i formati delle presentazioni

Non limitatevi a invitare relatori autorevoli e competenti nel settore, ma coinvolgete anche relatori non convenzionali, talenti emergenti o persone con un background diverso che abbiano una visione esterna del tema della vostra conferenza. In questo modo, offrirete al vostro pubblico un'esperienza il più possibile variegata.
Inoltre, assicurate una diversità di prospettive e di forme di presentazione. Evitate sempre la temuta "morte per powerpoint" e concentratevi su presentazioni attive in cui il pubblico possa svolgere un ruolo interattivo. A tal fine, organizzate formati unici come le sessioni di "unconference", in cui sono i partecipanti stessi a determinare il contenuto.

4. Prenotate la sede e le strutture con largo anticipo

Scegliete una sede che sia al tempo stesso pratica e stimolante. Ad esempio, cercate di trovare una location che si adatti al tema, come un edificio industriale storico o, al contrario, un capolavoro di architettura moderna.
Offrite una sede con una buona accessibilità e un parcheggio sufficiente. Se quest'ultimo è difficile da raggiungere, organizzate un parcheggio più lontano e offrite ai vostri ospiti un bus navetta per raggiungerlo.
Considerate anche la possibilità di rendere ibrida la vostra conferenza, consentendo ai partecipanti di assistere ad alcune presentazioni online e in remoto.

5. Il supporto tecnologico deve essere il vostro primo obiettivo

La tecnologia può essere una solida base della pianificazione della conferenza e non dovrebbe mai diventare un elemento di chiusura. Implementate un software avanzato per la registrazione e la biglietteria degli eventi, che vi fornirà un supporto sia organizzativo che contenutistico nell'organizzazione della conferenza. Ad esempio, potete usare questo software per incoraggiare la registrazione anticipata, che a sua volta vi aiuterà a iniziare a pianificare le sale per le varie sessioni di approfondimento.
Utilizzate la tecnologia anche per le sessioni interattive e le opportunità di networking durante la conferenza, o per monitorare le presenze dei partecipanti, ad esempio per l'assegnazione dei punti di accreditamento.

6. Avviare per tempo le attività di marketing e promozione

Sviluppate una solida strategia di marketing incentrata sul vostro pubblico di riferimento. Utilizzate i social media, l'e-mail marketing e i partner della rete. Puntate su partnership con leader di pensiero del settore per una promozione autentica. Chiedete inoltre ai relatori di promuovere attivamente la conferenza sui loro social media. A tal fine, fornite loro post esemplificativi e materiale visivo royalty-free.
Implementare analisi avanzate dei dati per campagne di marketing mirate. Un digital maketeer all'interno del team è indispensabile per questo. Inoltre, affidatevi a un content marketer o a un copywriter per la creazione di contenuti di storytelling intorno al vostro congresso, per caricare il tema del vostro congresso e dargli urgenza.
Continuate il vostro marketing anche dopo la conferenza, ad esempio mostrando le dichiarazioni, i momenti o i risultati più discussi sui social media. In questo modo, chi era presente vedrà che la sua partecipazione è stata utile e chi non ha partecipato vedrà che dovrebbe iscriversi l'anno prossimo.

7. Costruire sponsorizzazioni e partnership

Costruite relazioni con organizzazioni di settore e media (commerciali) che possono sostenere il vostro congresso in molti modi.
Rivolgetevi a potenziali sponsor che aggiungono valore al congresso. Create con loro pacchetti di sponsorizzazione unici con vantaggi quali workshop con marchio o dimostrazioni tecnologiche.
Cercate partnership sinergiche con aziende in grado di fornire tecnologie o servizi che migliorino l'esperienza della conferenza.

8. Effettuare una pianificazione logistica conclusiva

Assicuratevi che tutti i processi logistici siano pianificati nel dettaglio. Più sono dettagliati, meglio è. Prevedete anche un po' di "aria" nella pianificazione, per far fronte a modifiche dell'ultimo minuto e a eventuali esaurimenti.
Nella pianificazione, considerate anche aspetti come il catering, la sicurezza e la gestione della folla. Il software di registrazione dell'evento può aiutarvi in questo senso.
Implementare una "strategia verde" per la sostenibilità, come la stampa digitale e i programmi di riciclaggio.
Utilizzate un software avanzato di gestione della folla per garantire un flusso regolare e la sicurezza.

9. Pensare dal punto di vista dei partecipanti

Creare un ambiente accogliente e inclusivo per tutti i partecipanti. Assicuratevi che il vostro programma disponga di uno spazio sufficiente per socializzare, andare in bagno, prendere il caffè e spostarsi in altre stanze.
Offrite molte opportunità di networking e interazione. I badge chiari con nome e funzione possono aiutarvi in questo senso.
Pensate attentamente all'inclusività, ad esempio fornendo servizi di interpretariato o strutture speciali per i disabili.
Sviluppare una "app per il congresso" che fornisca a tutti i partecipanti il programma personale, le opportunità di networking e le informazioni locali.

10. Monitoraggio e valutazione

Implementate un sistema di monitoraggio del comportamento e del feedback dei partecipanti. Questo vi darà accesso ad analisi avanzate per monitorare il coinvolgimento dei partecipanti durante le sessioni.
Valutare i successi della conferenza e le aree da migliorare e utilizzare le informazioni per gli eventi futuri. Ad esempio, utilizzare sondaggi post-evento con domande specifiche volte a migliorare gli eventi futuri.

eventpartners-paper-manifesto per un'organizzazione congressuale di successo

Più ispirazione?

Volete saperne di più su come organizzare con successo le conferenze? Allora scaricate il nostro documento: Manifesto per un'organizzazione congressuale di successo.

Leggi anche

Contatto

Posizione

Telefono

Email

Informazioni

Scegliete il vostro pacchetto