Per accelerare il networking durante la conferenza e garantire che tutti sappiano come trovarsi facilmente, un software avanzato per la registrazione alla conferenza con la possibilità di stampare i badge in loco, ad esempio, è un vantaggio. Introducete anche elementi di gioco nei momenti di networking, come una caccia al tesoro digitale o un quiz che guidi i partecipanti attraverso l'evento. Questo incoraggia la partecipazione attiva e rende il networking divertente e interattivo.

Sviluppare un sistema di ricompense per incoraggiare la partecipazione e l'interazione. Ad esempio, creare un "gettone congressuale" unico che le persone possono guadagnare partecipando alle sessioni e poi spendere in contenuti (post)esclusivi, workshop o opportunità di networking. Questo incoraggia la partecipazione. Si possono anche collegare elementi di competizione. Il partecipante che ha guadagnato più gettoni durante il congresso, ad esempio, riceverà un premio.

Un'intera giornata di corse e strette di mano in una conferenza può essere intensa. Tenete conto di questo aspetto e offrite ai vostri partecipanti una zona benessere, con attività come sessioni di mindfulness, brevi meditazioni per rinfrescare i partecipanti e spuntini e bevande salutari per rivitalizzarsi. Assicuratevi anche che ci siano abbastanza pause e tempi sufficienti tra le diverse parti del programma della conferenza. Anche l'introduzione di giochi e VR può aumentare notevolmente il divertimento dei partecipanti al congresso. Tutti questi tipi di extra dimostrano che l'organizzatore del congresso è attento al benessere dei partecipanti.

Evitate le situazioni in cui i relatori stanno sul palco a trasmettere mentre il pubblico si addormenta di nascosto per mancanza di coinvolgimento. Piuttosto, fornite sondaggi e feedback in diretta utilizzando la tecnologia mobile per raccogliere le opinioni e le preferenze dei partecipanti in sala in tempo reale. Questo renderà la conferenza più interattiva e quindi stimolante. Inoltre, i dati raccolti dalla conferenza forniscono preziose informazioni che possono essere inserite in articoli e documenti.

Utilizzate un software di registrazione per conferenze che consenta ai partecipanti di comporre la propria agenda e di modificarla il giorno stesso. Questo aumenta la rilevanza personale del programma e migliora la soddisfazione dei partecipanti. L'utilizzo di un'applicazione congressuale dedicata può rendere l'esperienza ancora più semplice. Con l'aiuto di questo tipo di tecnologia, si ottimizza il flusso dei partecipanti e si offre a tutti un'esperienza il più possibile personalizzata. Inoltre, analizzando il comportamento e le preferenze dei partecipanti, è possibile adattare meglio gli eventi futuri alle esigenze di ciascuno.

Discutete con gli espositori e gli sponsor della vostra conferenza su come creare una goodie bag degna e davvero significativa. Siate creativi con ciò che aggiungete alla borsa e pensate a qualcosa di più di una penna e un taccuino. La cosa migliore che potete ottenere con un goodie è che i partecipanti utilizzino questo oggetto frequentemente nella vita quotidiana, in modo che si ricordino del vostro congresso per tutto l'anno e che partecipino sicuramente l'anno prossimo.

Fate un passo avanti rispetto alle iniziative di sostenibilità tradizionali, come l'eliminazione della plastica monouso. Provate a fare del vostro congresso un evento a rifiuti zero, ad esempio, o a compensare generosamente l'impronta di carbonio del congresso. Comunicare questo rafforza il valore sociale del titolo del vostro congresso.

Applicando i suggerimenti inaspettati eppure così logici, porterete la vostra conferenza ai massimi livelli. Non solo aumenterete la soddisfazione e il coinvolgimento dei partecipanti, ma creerete anche un'esperienza unica e memorabile che li accompagnerà per molto tempo dopo l'evento. Il successo di un congresso non si misura solo dal suo contenuto, ma anche dal modo in cui coinvolgete e ispirate i partecipanti.