Zo geef jij je gasten een VIP-ervaring op jouw kunstbeurs
10 verrassend eenvoudige manieren
Facebook
Twitter
LinkedIn
IMG_3220
2023-01-13 13:53:32
Jouw kunstbeurs is het hoogtepunt van het jaar. Dan wil je dat jouw gasten deze exclusiviteit van begin tot eind ervaren. Je wilt ze onderdompelen in een VIP-ervaring waar ze nog tijden over napraten. Daarom hebben we 10 verrassend eenvoudige manieren op een rij gezet om dit voor elkaar te krijgen.
Een VIP-gevoel door jouw uitnodigingen en tickets

De VIP-ervaring start natuurlijk al ver voordat jouw kunstbeurs begonnen is. Het speciale gevoel dat je jouw gasten wilt geven begint al bij de uitnodiging. Er zijn verschillende manieren om jouw gasten een speciaal gevoel te geven via de uitnodiging of tickets:

1. Differentieer in het moment waarop je mensen uitnodigt

Stuur bijvoorbeeld een uitnodiging waarmee je op bijzonder moment naar binnen kunt. Misschien voor een sneak preview of voor een officiële toast op een succesvolle beurs. Of geef jouw gasten meerdere dagen toegang tot de beurs met een VIP-ticket.

2. Werk met een klaarlegsysteem

Jouw gast hoeft vooraf geen tickets te printen of zijn telefoon klaar te houden om een QR-code te scannen. Hij of zij kan gewoon naar de beurs komen en alles ligt klaar aan de balie. Belangrijk hierbij is dat alles klopt zodat jouw gasten niet voor niks komen. Dat haalt het hele VIP-gevoel natuurlijk meteen weg.

3. Een gouden kleur geeft meteen een VIP-gevoel

Geef daarom het kaartje of de e-wallet een gouden kleur voor speciale gasten. Zo laat je zien dat zij bovenaan jouw prioriteitenlijstje staan.

4. Maak gebruik van gedrukte tickets

Natuurlijk doen we steeds meer dingen online. Maar hoe fijn is een gedrukt ticket met een mooie vormgeving op stevig papier. Maak er een waardevol kunstwerkje van. Dan geef je jouw gasten echt iets om te bewaren.

Speciale aandacht bij binnenkomst en registratie

Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Dat betekent dat de ontvangst van jouw gasten op de kunstbeurs meteen goed moet zijn. Anders sta je gelijk met 1-0 achter. Een paar aandachtspunten om dit goed te regelen:

5. Zorg voor een soepele ontvangst

Jouw gastvrouwen en -heren weten wat een VIP-behandeling inhoudt en er zijn geen wachttijden bij de balie.

6. Een speciale balie voor als er iets mis gaat

Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Iemand staat bijvoorbeeld niet op jouw gastenlijst. Of men is op de verkeerde plek. Dat los je eenvoudig op met persoonlijke aandacht aan een speciale balie. Dat geeft meteen een persoonlijk gevoel.

Nog meer tips voor een VIP-gevoel bij jouw gasten

Natuurlijk zijn er nog meer dingen die je kunt doen voor jouw gasten:

7. Kies een goede naam voor jouw event

Het label of de naam van jouw event kan ook bijdragen aan een bijzonder gevoel. Neem bijvoorbeeld ‘The Young Collectors’ of ‘All Art Professionals’. Als gast wil je daar graag bij horen.

8. Zorg voor een VIP-ruimte op de locatie zelf

Je geeft jouw VIP-gasten graag het gevoel van exclusiviteit. Zorg daarom voor een ruimte waar je alleen met een speciaal pasje in mag. Een ontvangst met een mooie bubbel en exclusieve hapjes maakt het helemaal af.

9. Regel speciaal vervoer naar de beurs

Komen jouw gasten met het vliegtuig of de trein? Zorg dan dat ze opgehaald worden en breng ze tot aan de deur van het beursterrein. Zo ontbreekt het ze aan niets en kunnen ze volop genieten van de beurs.

10. Kies voor hoge kwaliteit aankleding van de beurs

Een VIP-gevoel valt of staat met een goede aankleding van de beurs. Kies daarom voor mooie materialen en bezuinig niet op beurskleding en catering. Zo ademt jouw kunstbeurs exclusiviteit.

De event software van Eventpartners zorgt voor een vlekkeloze beurs

Onze betrouwbare event software is altijd passend voor jouw beurs of event. Je houdt overzicht en alles is tot in detail geregeld zoals jij dat wil. Want een soepel verloop is voor een VIP-gevoel het allerbelangrijkste. En dat weten we bij Eventpartners als geen ander. Al jarenlang regelen we alles tot in de puntjes. Zodat jij je onbezorgd kunt richten op jouw gasten.

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je weten wat je nog meer kunt doen?

Download dan onze checklist. Daarin staat precies…..

Even bellen kan natuurlijk ook: +31 (0)6 25 097393. Of stuur een e-mail naar roland@eventpartners.nl. We helpen je graag verder!

Lees ook

IMG_3073
2023-01-13 13:49:36
Hier moet je rekening mee houden als organisator van een kunstbeurs
Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?
Lucas Boitquin_BRAFA_fotos023
2023-01-13 13:54:12
Exposanten vormen de ruggengraat van elke kunstbeurs, want zonder hen geen spraakmakende kunst, bezoekers, sponsors en media-aandacht. Hoe zorg je ervoor dat jouw exposanten straks tevreden terugkijken op de expositie? Deze tips gaan je zeker helpen.
IMG_2784
2023-01-13 13:55:14
Als exposant op een kunstbeurs wil je graag dat alles goed verloopt. Van de verkoop van jouw kunst tot aan de bezoekers. Van het ontvangen van jouw relaties tot aan de beveiliging. En alles wat daar nog meer bij komt kijken. Maar hoe regel je dat allemaal? En hoe zorg je voor een waterdichte registratie?