Alle basis event oplossingen die je nodig hebt

Uitnodiging, communicatie en registratie

Een online omgeving om registraties bij te houden en in contact te komen met collega's en bezoekers.

Backoffice management systeem

Manage en verander bezoekersinformatie, uitnodigingen en meer.

Online en hybride evenementen

Host online en hybride evenementen wanneer fysieke events niet kunnen plaatsvinden of niet nodig zijn.

Bezoekersregistratie op uw event

Wij leveren de software en hardware om registratie op uw evenement vlekkeloos plaats te laten vinden.

Alle extra modules die je kunt bedenken

Event app

Een gepersonaliseerde bezoekers of exposanten applicatie voor uw evenement.

Online betalingen

Een facturatie module die het bezoekers mogelijk maakt zich te registreren en te betalen via een registratie pagina.

E-tickets en badges voor het event

Downloadbaar als PDF, Passbook, Wallet en Mobile ticket.

Tafelsysteem

Geef bezoekers de optie om zich in te schrijven voor een stoel aan specifieke tafels, beslis zelf wie waar gaat zitten of laat bedrijven en sponsoren de indeling kiezen.

Wachtrijsysteem op locatie

Wij leveren een wachtrijsysteem waarbij bezoekers hun badge kunnen scannen om zich aan te melden voor de wachtrij van een specifieke stand.

Photo booth

Wij kunnen een photo booth leveren voor evenementen waar het nodig is dat bij specifieke mensen een afbeelding (gezichtsfoto) op hun badge wordt weergegeven.

Zelfregistratie desks

Naast de reguliere registratie desks (registratie door hosts en hostessen), bieden wij ook zelfregistratie desks aan.

Exposanten uitnodigingssyteem

Aan onze online omgeving kan een exposanten uitnodigingssyteem worden toegevoegd.

Event website

Wij bouwen een website op maat voor uw event, indien dit nodig is.

Invitatie, communicatie en registratie

Uitnodiging

Professionele uitnodigingen per e-mail met functies als: save-the-dates, een gepersonaliseerde link en login code voor een pre-filled form.

Bevestiging

Wanneer iemand registreert voor een event ontvangt hij of zij altijd een bevestigingsmail met een overzicht van de reeds ingevulde informatie. Verder bevatten de bevestigingsmails ten allen tijde een E-ticket, Apple Wallet ticket en Mobile Ticket. 

Reminder

Wanneer mensen (nog) niet gereageerd hebben op een uitnodiging, kan er een herinneringsmail worden verstuurd. Daarnaast is het mogelijk om een persoonlijke bericht toe te voegen aan een vooraf ingevuld formulier.

Evaluatie

Wilt u weten wat bezoekers van het evenement vonden? Stuur gemakkelijk een vragenlijst rond naar bezoekers (deze kan zowel met naam of anoniem worden ingevuld).

Backoffice management systeem

.

Gegevens inzien

In de online backoffice kunt u zoeken op onder andere naam, e-mail en inlogcode. Met handige filters kunt u het bestand sorteren op onderdelen als deelnemerstype, af- en aanmeldingen of betalingsstatus. De registraties kunt u exporteren naar een MS Excel-bestand. Heeft u een betaald evenement? Dan kunt u naast de export met betaalgegevens, ook een export maken van facturen.

Gegevens wijzigen

U kunt deelnemersgegevens bovendien wijzigen. U kunt handmatig busopstapplaatsen, emailadres of afmeldingen aanpassen. Heeft uw deelnemer geen bevestigingsmail met e-ticket ontvangen? Dan verzend u deze met één druk op de knop nogmaals via de backoffice.

Managementinformatie

Tijdens de inschrijfperiode heeft u met een grafiek inzicht in het aantal inschrijvingen per uur en per dag.Bovendien kunnen de aanmeldingen per parallelsessie worden weergegeven.

Heeft u een mailing verzonden? Dan heeft u ook inzicht in de statistieken voor e-mail en html-nieuwsbrieven; een verzendverslag en doorkliklog geven inzicht in de ontvangst van de mailing.

Online en hybride evenementen

Persoonlijke toegangspagina

Voor online events, webinars en hybride events biedt Eventpartners een persoonlijke toegangspagina aan. Na registratie voor het evenement ontvangt de deelnemer een link naar deze persoonlijke toegangspagina waar hij of zij het persoonlijk programma vindt met de link(s) naar de gekozen sessies. De link naar het online evenement kan verborgen worden, zodat deze tot het laatste moment te wijzigen is. Op de dag van het evenement wordt de link dan automatisch zichtbaar. 

Inzichten en links

Eventpartners houdt bij wanneer de link gebruikt wordt. Na het event weet je dus precies wie het online event gevolgd hebben. 

Daarnaast kan Eventpartners ook een API koppeling naar Hopin.com maken voor je online event.

Teller met limiet

Bij webcasts en online events die op elk moment bekeken kunnen worden, kan Eventpartners een teller inbouwen en kan de deelnemer de webcast bijvoorbeeld maximaal 3 keer bekijken. Op deze manier kan de webcast verkocht worden en een beperkt aantal keer bekeken worden. 

Bezoekersregistratie op uw event

Organisatie

We organiseren graag de bezoekersregistratie voor uw congres, beurs of evenement. Een projectleider neemt met u de mogelijkheden en wensen door. Vervolgens adviseren wij u over de juiste systemen en capaciteiten. Samen met de op locatie managers en de hostessen van Eventpartners kunnen we de organisatie van de toegangscontrole voor uw evenement volledig uit handen nemen.

Software

Eventpartners heeft zeer geavanceerde bezoekersregistratie software ontwikkeld. Hierin kunnen de behoeften van uw bezoekersregistratie eenvoudig ingesteld worden. Mag een barcode maar 1 keer gescand worden voor optimale controle? Of is het de bedoeling dat deelnemers buiten roken en meerdere malen gescand mogen worden? Wordt er ook uitgaand gescand om op elk moment precies te weten wie er aanwezig is?

Expo WebScan

Naast bezoekersregistratie bij de toegang biedt Eventpartners ook bezoekersregistratie aan voor exposanten, de ExpoWebScan. Exposanten scannen deelnemers die geinteresseerd zijn in hun product en bouwen een database op zonder handmatige data-invoer.

Parallelsessie WebScan

De laatste vorm van bezoekersregistratie is de ParallelsessieWebScan. Per parallelsessie worden de aanwezigen vastgelegd. In het systeem kan gekozen worden alleen deelnemers toe te laten die zich vooraf hebben geregistreerd of iedereen toe te laten en toe te voegen aan de aanwezigenlijst. Achteraf kunnen digitale hand-outs eenvoudig toegestuurd worden en kunnen evaluatieformulieren sessiespecifiek toegestuurd worden.

Hardware

Afgestemd op de capaciteit van uw evenement zetten we professionele of zelfs industriële hardware in. Onze secuur samengestelde systemen zijn speciaal ontwikkeld voor evenementen, zijn uitgebreid getest en hebben zich ondertussen volledig voor dit doel bewezen.

Dienstverlening op locatie

We leveren hostessen voor uw evenement die representatief en klantvriendelijk zijn en goed met onze systemen om kunnen gaan. Aansluitend op de karakteristiek van uw evenement sturen we u een koffertje met de bezoekersregistratieconsoles toe, komen we deze bij u afleveren met een demonstratie of nemen we ook de uitrol en ondersteuning tijdens het evenement voor onze rekening.

Event app

Event applicatie

Met de event APP voor bezoekers kunnen bezoekers vooraf hun programma samenstellen. De exposanten / standhouders kunnen in de Event APP hun propositie communiceren. Met de event APP voor exposanten kunnen exposanten de bezoekers op hun stand registreren. Ze kunnen in de event APP aangeven of de bezoeker een 'hot lead' is of deze informatie wil ontvangen of dat deze op de mailinglijst geplaatst wil worden.

App features

Alle informatie van een programmaboekje, maar dan interactief! Wij maken een app in uw huisstijl en programmeren eventueel ook extra functionaliteiten. Enkele features die wij implementeren: Live programma, eigen programma samenstellen, favorieten kiezen, sessies beoordelen, sponsoren of partners in beeld, toegangsbewijs tonen, wifi, locatie, informatie over het event en andere content, stemmen, deelnemers op het event en nog veel meer.

GDPR

Eventpartners biedt een veilige omgeving voor het verwerken van de persoonsgegevens van uw deelnemer.

Online betalingen

Registratie en betaling

De facturatiemodule maakt het mogelijk voor de deelnemer om online te betalen. De deelnemer registreert zich via de registratiepagina en krijgt de mogelijkheid online te betalen. We ondersteunen bijna alle internationale betalingsmethoden. Het is ook mogelijk offline te betalen door de deelnemer na registratie automatisch een factuur te sturen. Na betaling ontvangt de deelnemer direct zijn e-tickets. De deelnemer ontvangt automatisch een bevestiging per e-mail met volledig opgemaakte factuur als pdf-bijlage. 

Betalingen beheren

U kunt online het beheer van de betalingen uitvoeren. Het systeem geeft een overzicht van de deelnemers en hun betalingsstatus. Betalingen worden overgemaakt aan een payment service provider. Deze provider is gekoppeld aan het online systeem. Zodra een betaling binnenkomt, wordt dit direct doorgestuurd naar het online systeem en wordt de betalingsstatus aangepast. In het systeem kan een export worden gemaakt van de deelnemers en de huidige staat van betaling.

Promotiecodes

Deelnemers vullen hun persoonlijke inlogcode in. In deze code is verwerkt tot welk deelnemerstype de deelnemer behoort. Het systeem herkent de code en kent specifieke tarieven toe aan de deelnemer. Hiermee kunnen bijvoorbeeld VIP's zich gratis aanmelden en bestuursleden voor een gereduceerde prijs.

Beheer promotiecodes

In het beheer kan de organisatie zelf kortingscodes aanmaken en aan deelnemers toewijzen. Hierbij kan aangegeven worden hoe vaak die kortingscode gebruikt mag worden, bijvoorbeeld 5 gratis kaarten per bedrijf. Tevens kan worden ingevoerd hoe hoog de korting is, die de specifieke deelnemer ontvangt.

Sponsorbeheer

Wilt u specifieke organisaties/sponsors toegang geven tot het systeem, waarbij ze zelf kaarten kunnen reserveren voor hun organistatie? Met sponsorbeheer is dit mogelijk. Sponsors ontvangen een persoonlijke link, waarmee ze in een systeem komen waar ze kaarten kunnen reserveren. In het beheer voor de organisatie kan worden aangegeven hoe veel kaarten de sponsor mag reserveren. Als er voor deze kaarten nog een (gereduceerd) tarief geldt, kan op een bepaald moment een factuur worden uitgestuurd naar de sponsor.

Aanpassen productkeuze

Het is ook mogelijk de deelnemer zijn of haar productkeuze te laten aanpassen. De deelnemer heeft na registratie in de bevestigingsmail een wijzigingslink ontvangen. Door middel van deze link komt hij of zij terug in de registratie en kunnen keuzes worden gewijzigd. Nadat de deelnemer zijn wijziging heeft opgeslagen, ontvangt hij of zij een bevestigingsmail met de wijziging en een verschilfactuur van het gewijzigde bedrag.

Ondersteunde betalingsmethoden

Verder:

Alle door Adyen ondersteunde betalingsmethoden

E-tickets en badges voor het event

E-tickets

Het gebruik van e-tickets is snel, gemakkelijk en efficiënt. Wanneer iemand zich registreert, ontvangt diegene direct een bevestigingsmail met een kopie van de ingevulde data, een e-ticket met QR code en de optie om het ticket direct in Wallet te zetten. The visitor takes the e-ticket to the event. The barcode or QR-code on the e-ticket is scanned upon entry.

U kunt op het e-ticket extra informatie plaatsen zoals een plattegrond, adresgegevens en de gemaakte workshopkeuzen.

Badges

Een professionele badge kan helemaal op uw wensen worden afgestemd. U heeft de mogelijkheid allerlei informatie op de badge te plaatsen, zoals de gekozen workshops, het programma, contactgegevens of sponsorlogo's.

De badge wordt uitgegeven met gebruik van een WebScanPrint-module en -console. Bezoekers nemen hun e-ticket mee, het e-ticket wordt gescand en een persoonlijke badge wordt uitgeprint. Het is ook mogelijk de badges vooraf thuis te sturen aan de deelnemers. Mochten bezoekers hun ontvangen badge vergeten zijn, dan kan op locatie opnieuw een badge worden uitgedraaid.

Tafelsysteem

Placering

Geef bezoekers de optie om zich in te schrijven voor een stoel aan specifieke tafels, beslis zelf wie waar gaat zitten of laat bedrijven en sponsoren de indeling kiezen. Wijs mensen aan een of meerdere tafels toe op verschillende momenten en in verschillende situaties.

Wachtrijsysteem op locatie

Scan badges

Wij leveren een wachtrijsysteem waarbij bezoekers hun badge kunnen scannen om zich aan te melden voor de wachtrij van een specifieke stand.

Oproepen

Het wachtrijsysteem onthoudt automatisch de gegevens van een bezoeker en wanneer een exposant klaar is voor een gesprek, zal het nummer van de bezoeker op een scherm worden weergegeven. Verder wordt er een geautomatiseerd sms bericht verstuurd als reminder.

Photo booth

Gepersonaliseerde badges

Wij kunnen een photo booth leveren voor evenementen waar het nodig is dat bij specifieke mensen een afbeelding (gezichtsfoto) op hun badge wordt weergegeven. Dit is handig voor badges van bijvoorbeeld: exposanten, sponsoren, organisatoren, VIP's en mensen die werkzaam zijn op het event.



Zelfregistratie desks

Snelle registratie

Naast de reguliere registratie desks (registratie door hosts en hostessen), bieden wij ook zelfregistratie desks aan. Sommige bezoekers willen de mogelijkheid hebben om snel zelf te registreren voor de toegang, dit kan drukte bij de toegang voorkomen. Bezoekers hebben een QR code waar al hun informatie aan gelinkt is; deze scannen zij bij de zelfregistratie desks. Het systeem haalt dan automatisch hun informatie op en print het op een ticket of badge. De ticket of badge kan worden bevestigd aan een lanyard. Het is mogelijk om een QR code toe te voegen aan de ticket, zodat exposanten en mensen die tijdens een congress lezingen hebben gegeven, bij kunnen houden wie hen hebben bezocht.

Exposanten uitnodigingssyteem

Uitnodigingen versturen

In onze online omgeving kunnen exposanten uitnodigingen versturen, gasten toevoegen, informatie van registraties inzien en bekijken wie geïnteresseerd zijn om meer informatie te verkrijgen omtrent hun activiteiten.

Event website

Website

Voor elk evenement kan een event website naar wens worden gemaakt. We implementeren scrolling banners, SSL (uitgebreide) website beveiliging en contactformulieren. We bieden de optie om content te integreren van websites als YouTube, Vimeo, Flickr en Picasa. De op maat gemaakte websites die we aanbieden kunnen door u persoonlijk worden aangepast en beheerd via een eigen Content Management System.

GDPR

Eventpartners biedt een veilige omgeving voor het verwerken van de persoonsgegevens van uw deelnemer.

Demo aanvragen

Vul hier je gegevens in om meer te weten te komen over de manier waarop wij software oplossingen aanbieden en krijg een persoonlijke tour door ons systeem.