Chi gestisce un evento lo sa bene: la prima impressione è forte solo una volta. E spesso inizia con la registrazione. Eppure quel momento cruciale, in cui i partecipanti entrano e vivono la loro prima esperienza, è ancora troppo spesso sottovalutato. Un vero peccato! Perché con una registrazione intelligente dei visitatori, fate la differenza tra un inizio disordinato o un'esperienza organizzata in modo professionale che convince immediatamente i partecipanti.

In questo articolo vi mostreremo come una registrazione semplificata possa portare il vostro evento a un livello superiore. Scoprite perché lavorare con uno specialista come Eventpartners conviene e come gli strumenti intelligenti rendono il vostro lavoro più leggero e i vostri partecipanti felici.

Che cos'è la registrazione dei visitatori (e perché dovreste prenderla sul serio)?

La registrazione dei partecipanti consiste nel raccogliere dati dai partecipanti, prima, durante e dopo l'evento. Ciò può avvenire attraverso un modulo di registrazione online, un processo di biglietteria automatizzato o attraverso banchi di registrazione fisici in loco.

Ma attenzione: non si tratta solo di un lavoro amministrativo. La registrazione è la base di un flusso di visitatori ben organizzato, di informazioni in tempo reale e di comunicazioni personali. Quanto più fluida sarà la procedura, tanto più piacevole sarà l'esperienza per i vostri ospiti e tanto più tranquilli sarete voi organizzatori.

Perché una buona registrazione fa o disfa il vostro evento

Nessuno vuole iniziare il proprio evento con lunghe code, caos all'ingresso o visitatori arrabbiati che non riescono a trovare la propria conferma. Una buona registrazione evita questi momenti di stress. Anzi, vi aiuta a...

✅ prevedere meglio il numero di partecipanti in anticipo
✅ fornire ai visitatori un'esperienza personalizzata
✅ elaborare facilmente pagamenti, preferenze e scelte di sessione
✅ gestire tutti gli data in modo chiaro in un unico sistema

Con gli strumenti giusti, potete offrire ai vostri visitatori un ingresso rapido e professionale e tenere sotto controllo tutto ciò che accade dietro le quinte.

Perché lavorare con Eventpartners?

Potete inventare la ruota da soli, ma è più intelligente scegliere un partner che abbia già tutto pronto per voi. Noi di Eventpartners siamo specializzati in registrazione, biglietteria e stampa di badge per fiere, congressi ed eventi aziendali.

Vi aiutiamo dalla A alla Z: dalla configurazione della piattaforma di registrazione all'assistenza in loco. Il nostro software si adatta al vostro evento, non il contrario. E la parte migliore? Potete concentrarvi sul contenuto del vostro evento, mentre noi assicuriamo un'accoglienza senza intoppi.

Ecco come funziona in pratica la registrazione intelligente

👉 Registrazione online
Consentite ai partecipanti di pre-registrarsi facilmente. Niente più inserimenti manuali, niente più errori. Tutto viene visualizzato in modo ordinato nella vostra dashboard.

👉 Codici QR personalizzati
Ogni partecipante riceverà il proprio codice QR. Scansione all'ingresso = accesso immediato. Superveloce, sicuro ed efficiente.

👉 Approfondimento in tempo reale
Vedete chi è entrato, quanti visitatori avete e dove c'è ancora posto. Ideale se si desidera gestire sessioni o sale.

👉 Comunicazione automatizzata
Inviate conferme automatiche, promemoria e persino contenuti post-evento. Tutto su misura per i vostri partecipanti.

Fare il check-in senza code? Ecco come fare.

In loco, utilizziamo Scanner manuali Zebra TC22. Questi scanner ad alte prestazioni leggono alla velocità della luce qualsiasi codice QR, sia esso su schermo o stampato. In questo modo i visitatori possono superare il check-in in pochi secondi, anche nelle ore di punta.

Se a ciò si aggiunge la stampa dei badge in loco, si ottiene un processo di accoglienza completamente professionale, senza stress, senza tempi di attesa e con visitatori soddisfatti.

Più di una semplice registrazione: ecco cosa vi offre il nostro software

✅ Vendita di biglietti online (con iDEAL e altre opzioni di pagamento)
Badge personalizzati (con nome, ruolo e marchio)
✅ Scelta di tipi di biglietti (early bird, VIP, gruppi...)
✅ Piena conformità AVG e sicurezza data
Rapporti e analisi data a posteriori

E, cosa forse più importante, un team che pensa con voi, testa, ottimizza e corre con voi, se necessario.

Risultati reali: partecipanti soddisfatti e tranquillità nella vostra testa

Sapevate che gli eventi che utilizzano la registrazione intelligente si svolgono in media 40% più velocemente all'ingresso? E che i partecipanti sono più propensi a ritornare se la loro prima esperienza è stata fluida e professionale?

I nostri clienti vedono una maggiore partecipazione, più soddisfazione e molto meno stress organizzativo. Perché rendere le cose difficili quando insieme possono essere più facili?

Siete pronti a registrare senza problemi il vostro prossimo evento?

Contattateci oggi stesso o visitate www.eventpartners.nl per maggiori informazioni sulle nostre soluzioni di registrazione. Sia che stiate organizzando una piccola conferenza o una fiera su larga scala, ci assicuriamo che i vostri visitatori abbiano la giusta esperienza fin dal loro ingresso.