In qualità di organizzatore di conferenze, raccogliete diversi dati personali quando registrate i partecipanti alla conferenza. Dal nome e dalle informazioni di contatto alle esigenze dietetiche e alle preferenze per determinate sessioni. È importante raccogliere ed elaborare questi dati in modo ordinato. In Europa è infatti in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Questa normativa garantisce che i dati personali siano conservati in modo sicuro e utilizzati solo per scopi specifici con il consenso dei partecipanti. In qualità di organizzatori di conferenze, dovete tenere conto di una serie di questioni basate sul GDPR:
Chiedete solo i dati di cui avete effettivamente bisogno e che utilizzate. Ad esempio, non registrate i dati relativi all'indirizzo se lavorate con i biglietti online.
Assicuratevi di poter dire chiaramente in anticipo perché avete bisogno di quei dati, come e per quale scopo li utilizzate e chi può vederli. I partecipanti devono quindi essere ben informati prima di inserire i loro dati. Dovreste anche dare ai visitatori la possibilità di rifiutare l'autorizzazione al trattamento dei dati.
Se qualcuno ha inserito i propri dati al momento della registrazione e in seguito desidera che i suoi dati vengano cancellati, dovete soddisfare tale richiesta e rimuovere i dati dal vostro archivio. Si tratta del diritto all'oblio.
La sicurezza è fondamentale in ogni congresso. Un sistema di registrazione e monitoraggio affidabile aiuta gli organizzatori del congresso a identificare i partecipanti e a organizzare i flussi di visitatori prima e durante il congresso, il che è importante per prevenire affollamenti indesiderati e gestire le situazioni di emergenza che dovessero verificarsi.
I moderni sistemi di registrazione degli eventi offrono spesso ampie capacità di monitoraggio e analisi. Utilizzando la scansione dei badge per tracciare le sessioni più popolari e il modo in cui i visitatori si muovono all'interno dell'evento, gli organizzatori possono ottenere preziose informazioni. Ad esempio, quali stand sono affollati e quali no? Questi dati possono essere utilizzati per migliorare l'esperienza di eventi futuri, ad esempio ottimizzando la disposizione delle sale o adattando il programma agli interessi dei partecipanti.
L'assegnazione di punti di accreditamento è un pilastro fondamentale per molte conferenze professionali. I partecipanti, come medici specialisti e avvocati, possono utilizzare questi punti per dimostrare che continuano a svilupparsi nel loro campo. Un sistema avanzato di registrazione e monitoraggio può automatizzare il processo di assegnazione dei punti. E poiché è possibile monitorare il giorno stesso della conferenza a quali sessioni hanno partecipato i partecipanti e per quanto tempo, si crea un sistema infallibile per l'assegnazione dei punti di accreditamento.
Un sofisticato sistema di registrazione e monitoraggio dei visitatori è indispensabile per organizzare con successo una conferenza. Non solo assicura un'esperienza semplificata sia per gli organizzatori che per i partecipanti, ma contribuisce anche alla sicurezza, rispetta la privacy e supporta lo sviluppo professionale dei partecipanti. Scegliendo con cura un sistema che soddisfi questi criteri, si gettano le basi per un evento memorabile e di successo.
Eventpartners ha un'esperienza pluriennale nella registrazione dei visitatori ai congressi e sa cosa è importante per le organizzazioni congressuali. Efficienza, affidabilità e privacy vanno di pari passo con noi. Ecco perché le organizzazioni congressuali scelgono i nostri servizi di registrazione e monitoraggio degli eventi:
Vuoi leggere come registrare i visitatori delle vostre sessioni di breakout nella giusta direzione? Scaricate il nostro documento: Manifesto per un'organizzazione congressuale di successo.
