L'organizzazione di una fiera d'arte richiede molto. Prima che gli ospiti della serata inaugurale passino davanti alle opere d'arte con un bicchiere di bollicine in mano, gli organizzatori hanno già completato un'operazione di precisione. Tutto deve essere messo sul binario giusto: la costruzione, biglietteria e di registrazione, gli sponsor, la stampa, il catering e, naturalmente, soprattutto gli espositori che, con le loro offerte, hanno dato vita a uno spettacolo di cui si parlerà a lungo.

Se tutto questo non è già abbastanza impegnativo, come organizzatore di una fiera d'arte dovete anche occuparvi della registrazione conclusiva di tutti questi diversi gruppi target, che insieme determinano la possibilità di considerare un evento artistico di successo. Come si fa a tenere sotto controllo tutti questi gruppi target che si muovono nello spazio espositivo, ora e dopo? Come si fa a garantire che la loro presenza sia facilitata e registrata in modo efficiente e definitivo?

La registrazione corretta di tutto questo pubblico sembra un processo che richiede tempo e lavoro, ma fortunatamente oggi un software intelligente può togliere dalle vostre mani compiti come la biglietteria, la registrazione e il monitoraggio. E li svolge in modo più efficiente e accurato di quanto possano fare gli esseri umani. Questi software consentono ai vostri visitatori, ad esempio, di Si può facilmente registrarsi in anticipo e si evita di fare inutili code il giorno stesso della fiera.  

Con i componenti aggiuntivi per l'accredito stampa e la gestione degli RSVP, avete tutto sotto controllo quando si tratta di registrare i visitatori. Idealmente, il software vi permette di fornire applicazioni personalizzate per ogni gruppo target, perché ogni gruppo target ha le proprie sfide in termini di registrazione.

Prendiamo ad esempio gli espositori e i loro ospiti. Gli espositori sono la spina dorsale di qualsiasi fiera d'arte. Essi forniscono il reddito derivante dalla vendita degli stand e le loro offerte determinano se la fiera attira un numero sufficiente di visitatori, genera copertura da parte della stampa ed è abbastanza autorevole da indurre i potenziali sponsor ad apporvi il proprio nome.  

È quindi importante sostenere i vostri espositori nel modo più efficace possibile, in modo che abbiano un'esperienza fieristica il più possibile positiva. In caso contrario, non li rivedrete l'anno prossimo. Assicuratevi che la fornitura di informazioni ai vostri espositori funzioni come un orologio, informandoli tempestivamente e accuratamente sui processi e sulla pianificazione prima e durante la fiera. Agevolate anche la costruzione dello stand, che nella maggior parte dei casi verrà effettuata con il proprio allestitore. Inoltre, assicurate la sicurezza dei prodotti esposti, che per molti espositori è la priorità numero uno.

Ciò che rende il percorso degli espositori soddisfatti un po' più facile è che, dal punto di vista commerciale, essi condividono lo stesso obiettivo dell'organizzatore della fiera, vale a dire: attirare un numero sufficiente di visitatori di alta qualità a cui vendere l'arte. Per raggiungere questo obiettivo comune, è logico che ogni espositore inviti il maggior numero possibile di propri parenti. Dopo tutto, hanno già dimostrato di essere interessati all'arte (e di investire in essa) e sono quindi più propensi a mettere mano al portafogli durante la fiera.

Tuttavia, si presentano alcune sfide quando si invitano i soci d'affari degli espositori, perché sebbene questi ultimi siano ben felici di riempire la lista degli invitati con il proprio mercato di vendita, sono spesso riluttanti a consegnare i dati dei loro soci d'affari a un'altra parte. Inoltre, non sono disposti a pagare per la mancata partecipazione in un secondo momento.   

Pertanto, investite in un sistema di registrazione che permetta all'espositore di pagare solo per gli invitati che si presentano effettivamente. Aiutate anche gli espositori a invitare i loro soci d'affari, utilizzando un sistema di registrazione facile da usare in cui l'espositore possa caricare facilmente i dati dei suoi invitati. Assicurandovi che questo sistema funzioni a prova di AGV e che quindi rispetti e protegga la privacy degli invitati, eliminerete anche la prima obiezione per i vostri espositori.