Pour accélérer la mise en réseau pendant votre conférence et faire en sorte que chacun sache comment se retrouver facilement, un logiciel avancé d'inscription à la conférence avec la possibilité d'imprimer les badges sur place, par exemple, est un plus. Introduisez également des éléments de jeu dans les moments de réseautage, tels qu'une chasse au trésor numérique ou un quiz qui guide les participants tout au long de l'événement. Cela encourage la participation active et rend le réseautage amusant et interactif.
Développez un système de récompense pour encourager la participation et l'interaction. Par exemple, créez un "jeton de congrès" unique que les participants peuvent gagner en participant aux sessions et qu'ils peuvent ensuite dépenser pour des contenus exclusifs, des ateliers ou des opportunités de mise en réseau. Cela encourage la participation. Vous pouvez également y associer des éléments de compétition. Le participant qui a gagné le plus de pièces pendant le congrès, par exemple, recevra un prix.
Une journée entière passée à courir et à serrer des mains lors d'une conférence peut être intense. Tenez-en compte et proposez à vos participants une zone de bien-être, avec des activités telles que des séances de pleine conscience, de courtes méditations pour rafraîchir les participants et des collations et boissons saines pour les revitaliser. Veillez également à ce qu'il y ait suffisamment de pauses et de temps entre les différentes parties du programme de la conférence. L'introduction de jeux et de la RV peut également accroître considérablement le plaisir des participants au congrès. Tous ces extras montrent que l'organisateur du congrès est attentif au bien-être des participants.
Évitez les situations où les orateurs se contentent de rester sur scène à diffuser des informations pendant que le public s'endort secrètement par manque d'engagement. Au contraire, proposez des sondages et un retour d'information en direct à l'aide de la technologie mobile pour recueillir les opinions et les préférences des participants dans la salle en temps réel. Cela rendra la conférence plus interactive et donc plus énergique. En outre, les données que vous recueillerez à cette occasion vous fourniront des informations précieuses que vous pourrez ensuite intégrer dans des articles et des documents.
Utilisez un logiciel d'inscription à la conférence qui permet aux participants d'établir leur propre programme et de l'adapter le jour même. Cela augmente la pertinence personnelle du programme et améliore la satisfaction des participants. Le déploiement d'une application dédiée aux congrès peut rendre l'expérience encore plus conviviale. Avec l'aide de ce type de technologie, vous optimisez le flux des participants et offrez une expérience personnalisée à chacun autant que possible. En outre, en analysant le comportement et les préférences des participants, vous pouvez mieux adapter les événements futurs aux besoins de chacun.
Discutez avec les exposants et les sponsors de votre conférence de la manière dont vous pouvez créer un sac à surprises digne de ce nom et vraiment significatif. Faites preuve de créativité dans le contenu du sac et ne vous contentez pas d'un stylo et d'un carnet de notes. La meilleure chose que vous puissiez obtenir avec un goodie est que les participants utilisent cet objet fréquemment dans la vie de tous les jours, de sorte qu'ils se souviennent de votre congrès tout au long de l'année et qu'ils y participent à nouveau l'année suivante.
Allez plus loin que les initiatives courantes en matière de développement durable, telles que l'élimination du plastique jetable. Essayez de faire de votre congrès un événement "zéro déchet", par exemple, ou compensez généreusement l'empreinte carbone du congrès. Communiquer à ce sujet renforce la valeur sociale de votre titre de congrès.
En appliquant ces conseils inattendus mais pourtant si logiques, vous élèverez votre conférence au plus haut niveau. Non seulement vous augmenterez la satisfaction et l'engagement des participants, mais vous créerez également une expérience unique et mémorable qui restera gravée dans leur mémoire longtemps après l'événement. Le succès d'un congrès ne se mesure pas seulement à son contenu, mais aussi à la manière dont vous engagez et inspirez les participants.
