Eine Kunstmesse zu organisieren bedeutet viel. Bevor die Gäste des Eröffnungsabends mit einem Glas Sekt in der Hand an den Kunstwerken vorbeischlendern, haben die Organisatoren bereits eine Präzisionsarbeit geleistet. Alles muss in die richtigen Bahnen gelenkt werden: der Aufbau, Fahrkartenverkauf und Anmeldung, Sponsoring, Presse, Catering und natürlich vor allem die Aussteller, die mit ihrem Angebot eine Messe auf die Beine stellen, über die man noch lange sprechen wird.

Als wäre das alles nicht schon herausfordernd genug, müssen Sie sich als Veranstalter einer Kunstmesse auch noch um eine schlüssige Erfassung all dieser verschiedenen Zielgruppen kümmern, die zusammen darüber entscheiden, ob Sie später auf eine erfolgreiche Kunstveranstaltung zurückblicken können. Wie behält man den Überblick über all diese Zielgruppen, die sich jetzt und später durch den Ausstellungsraum bewegen? Wie stellen Sie sicher, dass deren Anwesenheit effizient und schlüssig ermöglicht und registriert wird?

Die ordnungsgemäße Registrierung all dieser Zielgruppen scheint ein zeit- und arbeitsaufwändiger Prozess zu sein, aber glücklicherweise kann intelligente Software heutzutage Aufgaben wie Ticketausstellung, Registrierung und Überwachung weitgehend aus Ihren Händen nehmen. Und zwar effizienter und präziser als Menschen es könnten. Mit einer solchen Software können Ihre Besucher zum Beispiel Die Besucher können sich problemlos im Voraus anmelden und müssen am Messetag selbst nicht unnötig anstehen.  

Mit den zusätzlichen Komponenten für z.B. Presseakkreditierung und RSVP-Verwaltung haben Sie alles im Griff, wenn es um die Besucherregistrierung geht. Idealerweise ermöglicht Ihnen die Software, maßgeschneiderte Anwendungen für jede Zielgruppe bereitzustellen, denn jede Zielgruppe hat ihre eigenen Herausforderungen in Bezug auf die Registrierung.

Nehmen Sie zum Beispiel Ihre Aussteller und deren Gäste. Die Aussteller sind das Rückgrat einer jeden Kunstmesse. Sie sorgen für die Einnahmen aus den Standverkäufen, und ihr Angebot entscheidet darüber, ob die Messe genügend Besucher anzieht, ob die Presse über sie berichtet und ob sie für potenzielle Sponsoren attraktiv genug ist, um ihren Namen mit ihr zu verbinden.  

Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Aussteller auf möglichst viele Arten unterstützen, damit sie ein möglichst positives Messeerlebnis haben. Wenn sie das nicht haben, werden Sie sie im nächsten Jahr nicht wiedersehen. Sorgen Sie dafür, dass die Informationsversorgung Ihrer Aussteller wie am Schnürchen läuft, indem Sie sie rechtzeitig und genau über die Abläufe und Planungen im Vorfeld und während der Messe informieren. Erleichtern Sie ihnen auch den Standbau, den sie in den meisten Fällen mit ihrem eigenen Standbauer durchführen werden. Sorgen Sie außerdem für eine messerscharfe Bewachung der Exponate, denn das ist für viele Aussteller die Priorität Nummer eins.

Was den Weg zu zufriedenen Ausstellern etwas einfacher macht, ist, dass sie dasselbe kommerzielle Ziel haben wie der Messeveranstalter selbst, nämlich genügend hochwertige Besucher anzuziehen, um ihnen Kunst zu verkaufen. Um dieses gemeinsame Ziel zu erreichen, ist es für jeden Aussteller sinnvoll, möglichst viele seiner eigenen Angehörigen einzuladen. Schließlich haben diese bereits bewiesen, dass sie an Kunst interessiert sind (und in sie investieren) und sind daher am ehesten bereit, während der Messe in die Tasche zu greifen.

Bei der Einladung von Geschäftspartnern der Aussteller ergeben sich jedoch einige Herausforderungen, denn obwohl die Aussteller die Einladungsliste nur zu gerne mit ihrem eigenen Absatzmarkt füllen, geben sie die Daten ihrer Geschäftspartner oft nur ungern an Dritte weiter. Außerdem wollen sie später nur ungern für nicht erschienene Gäste zahlen.   

Investieren Sie daher in ein Anmeldesystem, bei dem der Aussteller nur für die eingeladenen Gäste zahlen muss, die tatsächlich erscheinen. Helfen Sie den Ausstellern auch, ihre Geschäftspartner einzuladen, indem Sie ein benutzerfreundliches Registrierungssystem verwenden, in das der Aussteller die Daten seiner Gäste einfach hochladen kann. Indem Sie sicherstellen, dass dieses System vollständig FTS-sicher funktioniert und somit die Privatsphäre der Eingeladenen respektiert und sichert, beseitigen Sie auch den ersten Einwand Ihrer Aussteller.